Con Nota circolare n. 2/2022, avente ad oggetto, "Indicazioni operative in materia di Piano integrato di attività e organizzazione (PIAO) di cui all’articolo 6 del decreto-legge 9 giugno 2021, n. 80", il Dipartimento della funzione pubblica:

- ha ricostruito il quadro normativo di riferimento, dando atto che tale quadro è stato completato con l'approvazione dei provvedimenti attuativi previsti dall’articolo 6 del decreto legge n. 80/2021.

- ha dato atto che è stato messo a disposizione delle amministrazioni, a partire dal 1° luglio 2022, un Portale dedicato al Piano integrato di attività e amministrazione, denominato “Portale PIAO”, raggiungibile all’indirizzo http://piao.dfp.gov.it. Il Portale consente alle pubbliche amministrazioni il caricamento e la pubblicazione del Piano e la consultazione dei documenti di programmazione da parte di tutti i cittadini e, in un’apposita sezione consente di consultare, una volta adottate, le linee guida elaborate dalle competenti autorità e il template per la predisposizione del Piano per le pubbliche amministrazioni che lo richiedano.

La Nota circolare, dà atto, altresì, che trattandosi della prima fase diapplicazione del PIAO, il Dipartimento della funzione pubblica intende:

• identificare gli interventi necessari per il rafforzamento della capacità di programmazione strategica delle amministrazioni, anche per la definizione degli interventi volti alla formazione e qualificazione del personale delle pubbliche amministrazioni preposto alla redazione del Piano di cui all’articolo 12 del decreto 30 giugno 2022.

A tale fine, il Dipartimento, attraverso il supporto della Commissione tecnica, ha predisposto un breve questionario on line rivolto a tutte le amministrazioni tenute all’adozione del Piano, tenendo conto di:

• cinque dimensioni di analisi (condizioni abilitanti, sistema di pianificazione e misurazione degli obiettivi, integrazione dei processi, valutazione della performance, e impatti del PIAO)

Sulla base delle suddette dimensioni, il Dipartimento pubblicherà, in un’apposita sezione del Portale PIAO, un catalogo di buone pratiche di ausilio alle amministrazioni nel percorso attuativo delle disposizioni normative.

Ciò premesso, va tenuto presente che:

• la scadenza per la compilazione del questionario è fissata al 31 ottobre 2022.
• a partire dal 12 ottobre 2022, è possibile compilare il questionario on line, nell’area riservata del Portale PIAO.
• gli Organismi indipendenti di valutazione e i Nuclei di valutazione possono coadiuvare ove necessario le amministrazioni nella compilazione del questionario, al fine del loro tempestivo invio.

Di seguito si riporta il testo della Nota Circolare

Oggetto: Indicazioni operative in materia di Piano integrato di attività e organizzazione (PIAO) di cui all’articolo 6 del decreto-legge 9 giugno 2021, n. 80.

1. Quadro normativo

Nell’ambito delle misure urgenti per il rafforzamento della capacità amministrativa delle pubbliche amministrazioni funzionale all'attuazione del Piano nazionale di ripresa e resilienza (PNRR), l’articolo 6 del decreto legge n. 80/2021 ha introdotto nell’ordinamento il Piano integrato di attività e organizzazione (PIAO). Il nuovo documento di programmazione deve essere adottato da tutte le pubbliche amministrazioni, con esclusione delle scuole di ogni ordine e grado e delle istituzioni educative, di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, entro il 31 gennaio di ogni anno. Il quadro normativo è stato completato con l’approvazione dei provvedimenti attuativi previsti dai commi 5 e 6 del citato articolo 6. In particolare, con il D.P.R. 24 giugno 2022, n. 81 (GU Serie Generale n.151 del 30-06-2022) sono stati individuati gli adempimenti relativi ai Piani assorbiti dal Piano integrato di attività e organizzazione. Il decreto 30 giugno 2022, n. 132 (GU Serie Generale n.209 del 07-09-2022) ha definito il contenuto del Piano, ivi incluse le modalità semplificate previste per le amministrazioni con meno di 50 dipendenti.

2. Il Portale PIAO

In attuazione dell’art. 13, comma 1, del citato decreto 30 giugno 2022, il Dipartimento della funzione pubblica ha messo a disposizione delle amministrazioni, a partire dal 1° luglio 2022, un Portale dedicato al Piano integrato di attività e amministrazione denominato “Portale PIAO”. Il Portale PIAO, raggiungibile all’indirizzo http://piao.dfp.gov.it, consente alle pubbliche amministrazioni il caricamento e la pubblicazione del Piano e la consultazione dei documenti di programmazione da parte di tutti i cittadini. In un’apposita sezione del Portale saranno inoltre consultabili, una volta adottate, le linee guida elaborate dalle competenti autorità e sarà reso disponibile il template per la predisposizione del Piano per le pubbliche amministrazioni che lo richiedano. Per accedere all’area riservata del sito e procedere al caricamento del Piano, ogni amministrazione deve provvedere alla richiesta registrazione sul Portale, attraverso un soggetto preliminarmente individuato all’interno della propria struttura organizzativa. L'utente richiede l'accreditamento in qualità di referente dell'Amministrazione compilando e sottoscrivendo un apposito modulo con il proprio nominativo, i dati di contatto e l'Amministrazione di appartenenza. Si segnala che l’utente dovrà essere dotato di firma digitale per effettuare la sottoscrizione della richiesta. L’amministrazione interessata riceve la richiesta di registrazione tramite un messaggio all’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) presente sull’indice delle pubbliche amministrazioni (IPA) e deve autorizzare o rigettare la richiesta, a firma del dirigente responsabile. L'utente riceve una e-mail di notifica che lo informa dell'esito della richiesta.

Completata la fase di registrazione, il referente ha accesso all’area riservata, dove può procedere al caricamento del Piano e richiederne la pubblicazione sul Portale. Si evidenzia che il referente deve essere delegato dall’Amministrazione ad agire per suo conto nel caricamento della documentazione relativa al PIAO, nonché nel caricamento dei dati che verranno richiesti dal Dipartimento della funzione pubblica. Il referente potrà inoltre, in una fase successiva, abilitare ulteriori soggetti a operare sul Portale. Si invitano pertanto le pubbliche amministrazioni a individuare come referente una figura non meramente operativa; si specifica tuttavia che il referente non deve avere necessariamente inquadramento dirigenziale. Si segnala altresì che l’Amministrazione è tenuta a revocare o sostituire tempestivamente il proprio referente in tutti i casi in cui ciò si renda necessario (ad esempio, per avvenuto collocamento a riposo del referente).

Ai fini dell’assolvimento dell’obbligo di cui all’articolo 6, comma 4 del decreto-legge n. 80/2021, le Amministrazioni tenute all’adozione del Piano devono trasmettere tempestivamente il proprio documento di programmazione al Dipartimento della funzione pubblica utilizzando esclusivamente le apposite funzionalità presenti nell’Area riservata del Portale PIAO. Si invitano pertanto, le Amministrazioni che abbiano proceduto all’invio del Piano all’indirizzo di posta elettronica certificata del Dipartimento della funzione pubblica a registrarsi sul Portale PIAO ed effettuare quanto prima, ove non fosse già avvenuto, la trasmissione del documento sull’applicativo on line.

3. Questionario informativo sul ciclo di programmazione 2022-2024

Nella fase di prima applicazione del PIAO è intenzione del Dipartimento della funzione pubblica identificare gli interventi necessari per il rafforzamento della capacità di programmazione strategica delle amministrazioni, anche per la definizione degli interventi volti alla formazione e qualificazione del personale delle pubbliche amministrazioni preposto alla redazione del Piano di cui all’articolo 12 del decreto 30 giugno 2022. A tal fine il Dipartimento ha richiesto il supporto tecnico-metodologico della Commissione tecnica per la performance, istituita ai sensi dell’art. 4 del DPR n. 105/2016 e nominata con decreto del ministro per la pubblica amministrazione 14 aprile 2022. La Commissione tecnica, nella prima fase di indagine, ha individuato cinque dimensioni di analisi (condizioni abilitanti, sistema di pianificazione e misurazione degli obiettivi, integrazione dei processi, valutazione della performance, e impatti del PIAO) utili alla predisposizione di un breve questionario rivolto a tutte le amministrazioni tenute all’adozione del Piano. La somministrazione del questionario rappresenta un importante momento per acquisire, in un’ottica di collaborazione con le amministrazioni interessate, elementi informativi sul processo di pianificazione, programmazione e predisposizione del PIAO. Inoltre, sulla base delle dimensioni individuate dalla Commissione tecnica, il Dipartimento della funzione pubblica pubblicherà, in un’apposita sezione del Portale PIAO, un catalogo di buone pratiche di ausilio alle amministrazioni nel percorso attuativo delle disposizioni normative. Tutte le amministrazioni in indirizzo sono chiamate a compilare il questionario on line che sarà reso disponibile nell’area riservata del Portale PIAO a partire dal 12 ottobre 2022. La scadenza per la compilazione del questionario è fissata al 31 ottobre 2022. Gli Organismi indipendenti di valutazione e i Nuclei di valutazione sono invitati a coadiuvare ove necessario le amministrazioni nella compilazione dei questionari, al fine del loro tempestivo invio. Si precisa infine che possono procedere alla compilazione del questionario anche le amministrazioni che non abbiano ancora proceduto all’adozione del documento o per le quali i termini di approvazione del PIAO non sono ancora scaduti ai sensi dell’art. 8, comma 3, del DM 30 giugno 2022.

4. Indicazioni in materia di efficientamento energetico e strumenti incentivanti

In previsione del prossimo ciclo di programmazione e alla luce dell’attuale crisi energetica internazionale, il Dipartimento della funzione pubblica intende evidenziare l’importanza del contributo che può essere apportato dalle amministrazioni pubbliche agli obiettivi legati al risparmio e all’efficientamento energetico. Si rammenta a tal proposito che, per aumentare la sicurezza dell’approvvigionamento energetico, l’Unione europea è intervenuta con il Regolamento 2022/1369 del 5 agosto 2022 prevedendo misure volte a ridurre i consumi di gas naturale fino al 31 marzo 2023. Il Dipartimento ha già fornito a riguardo indicazioni operative nel documento “Dieci azioni per il risparmio energetico e l’uso intelligente e razionale dell’energia nella Pubblica Amministrazione”, cui si rimanda per ulteriori approfondimenti. In questa sede si invitano pertanto tutte le pubbliche amministrazioni a valutare l’opportuno inserimento, tra gli obiettivi della Sezione “Valore pubblico, performance, anticorruzione” del PIAO, di specifici obiettivi legati all’efficientamento energetico. L’azione di efficientamento potrà inoltre essere adeguatamente supportata anche attraverso leve premiali messe a disposizione dall’ordinamento, come il c.d. “dividendo dell’efficienza”. In base alla legislazione vigente, infatti, una quota parte delle eventuali economie derivanti da riduzioni di spesa possono essere utilizzate per finanziare la contrattazione integrativa e per attivare gli istituti premianti previsti dall’art. 19 del d.lgs n. 150/2009. A tal proposito si rimanda alle indicazioni per la destinazione alla contrattazione integrativa delle economie conseguite dalle amministrazioni per effetto dell’art. 61, comma 17 del decreto legge 25 giugno 2008, n. 112 e dell’art. 16, commi 4 e 5 del decreto legge 6 luglio 2011, n. 98, contenute nella Circolare n. 13/2011 del Dipartimento della funzione pubblica.