L'utilizzo dei canali social è diventato molto frequente comune e di uso oramai ordinario da parte delle pubbliche amministrazioni, degli enti pubblici e soggetti privati che gestiscono attività amministrativa.
Vengono attivati servizi di diffusione di dati, informazioni, contenuti multimediali attraverso YouTube, Facebook, Instagram come pure servizi di comunicazione supporto ai cittadini tramite i canali Whatsapp e Telegram.
Internet ed i social-network possono essere utilizzati ai fini di promuovere i servizi (ad esempio il servizio nido), tenuto conto che le finalità di promozione del servizio rientrano tra le finalità istituzionali dell'Ente.

Quanto alle modalità di promozione, possono essere realizzati immagini e video, materiali divulgativo, da pubblicare sui canali social nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali.
Internet ed i social-network sono infatti:
- strumenti fondamentali per l’esternazione della libertà di pensiero e di espressione così come sancito dall’art. 21 della Costituzione della Repubblica Italiana e dall’art. 10 della Convenzione europea per la salvaguardia dei diritti dell’uomo e delle libertà fondamentali.
- costituiscono una straordinaria opportunità per rafforzare la cittadinanza attiva e luogo di accesso semplice ed immediato alle informazioni
- costituiscono diffusa espressione verso il mondo giovanile e la collettività in generale, nonché fondamentali, oltre al sito ufficiale, per la promozione delle notizie, dell’immagine e delle peculiarità del locale territorio.
Se non chè, l'utilizzo di questi canali, laddove non regolamentato, può dare luogo a illeciti trattamenti di dati personali.
Ad esempio, il Servizio di protezione dei dati personali ha ripetutamente affrontato il caso di consiglieri che diffondono in internet, attraverso i social network e, in particolare, su facebook, notizie, informazioni e dati riferiti alla attività istituzionale degli stessi o di altri consiglieri e amministratori ovvero riferiti all'attività istituzionale svolta dai dirigenti, dei responsabili e dei dipendenti, diffondendo in maniera illecita, dati personali.
In relazione al diritto fondamentale di ogni persona umana di ottenere la protezione dei dati che la riguardano, si impone la MASSIMA CAUTELA e CONSAPEVOLEZZA in ordine alla potenziale PERICOLOSITÀ’ della diffusione attraverso i social network dei dati personali medesimi, indipendentemente dai vincoli derivati dal segreto d'ufficio o dal segreto professionale.
Il presente intervento e il controllo di natura collaborativa effettuata dal Servizio di protezione dati personali All privacy Entionline, in funzione di supporto e consulenza, ha lo scopo di aumentare la consapevolezza in ordine alla pericolosità della diffusione dei dati personali sui social network, essendo necessario e imprescindibile effettuare il bilanciamento tra diritto all'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione e il diritto fondamentale di protezione dei dati personali. Nel rispetto dei principi fissati all’articolo 5 del Regolamento (UE) 2016/679, il trattamento dei dati personali sui social network deve garantire:
- liceità, correttezza e trasparenza del trattamento, nei confronti dell’interessato;
- limitazione della finalità del trattamento, compreso l’obbligo di assicurare che eventuali trattamenti successivi non siano incompatibili con le finalità della raccolta dei dati;
- minimizzazione dei dati: ossia, i dati devono essere adeguati pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità del trattamento;
- esattezza e aggiornamento dei dati, compresa la tempestiva cancellazione dei dati che risultino inesatti rispetto alle finalità del trattamento;
- limitazione della conservazione: ossia, è necessario provvedere alla conservazione dei dati per un tempo non superiore a quello necessario rispetto agli scopi per i quali è stato effettuato il trattamento;
- integrità e riservatezza: occorre garantire la sicurezza adeguata dei dati personali oggetto del trattamento.
Per il trattamento di dati personali, deve essere fornita all'interessato una specifica informativa, che deve essere soprattutto comprensibile e trasparente per l’interessato stesso, attraverso l’uso di un linguaggio chiaro e semplice, in quanto, occorre informare le persone, i cui dati vengono diffusi sui social network della circostanza che il trattamento dei dati dagli stessi conferiti dall'amministrazione ovvero trattati d'ufficio dall'amministrazione, possono includere la diffusione sui social network.
Infine, il Servizio di protezione dati personali All privacy Entionline ricorda che i siti web delle pubbliche amministrazioni, in quanto emanazione e rappresentazione dell’Ente di riferimento che ne ha la responsabilità, devono porsi, come obiettivo primario, quello di concorrere ad affermare il diritto dei cittadini ad un'efficace comunicazione, offrendo all’utenza cui si rivolgono un canale permanente e sicuro di dialogo con l’istituzione.
A tale fine, acquisisce importanza strategica la circostanza che l'Ente si doti di un:
- Regolamento sulla gestione ed il funzionamento dei social-network
Funzione di tale regolamento è disciplinare la gestione ed il funzionamento dei profili istituzionali sui social-network dell'Ente che garantisca l’espressione corretta delle informazioni.
Le norme di comportamento, compresi i divieti, sono fondamentali per eventuali abusi o attività illecite attraverso Internet e i social network, compresi gli illeciti trattamenti di dati personali che, nel contempo, costituiscono anche illeciti corruttivi.

ISTRUZIONI:
Ciò premesso, alla luce di quanto sopra citato, il Servizio di protezione dei dati personali prescrive all'Ente quanto segue:

All Privacy Entionline - Servizio online, in cloud e con tecnologia ICT, GDPR e DPO